CSMS (Manajemen Penyedia Barang dan Jasa)

CONTRACTOR SAFETY MANAGEMENT SYSTEM (CSMS)
Catatan ringan mengenai CSMS.

PENDAHULUAN

Manajemen Penyedia Barang dan Jasa adalah suatu klausul intern perusahaan dalam menilai, dan menyimpulkan kriteria apa saja yang dipersyaratkan terhadap calon kontraktor yang akan bekerjasama dengan perusahaan tersebut. Apakah sudah cukup memenuhi syarat ataukah tidak cukup.

Salah satu persyaratan penting yang diharapkan adalah SMK3.

SMK3

SMK3 adalah suatu Sistem Manajemen yang disusun untuk mempermudah penerapan tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja, supaya proses pekerjaan berlangsung secara aman dan sehat, baik saat ini maupun untuk pekerjaan berikutnya.

Penerapan suatu SMK3 yang baik harus dapat merekam jejak/data untuk dapat dievaluasi di selama pelaksanaan dan diakhir proyek. Agar segala kekurangan dapat diperbaiki secepatnya dengan cara yang lebih baik, lebih baik dan lebih baik lagi.

Dalam aplikasinya, SMK3 ini kemudian melahirkan suatu turunan "formulasi SMK3" yang antara lain kita kenal sebagai empat setangkai yaitu: IBPPR / HIRARC, JSA, WP, dan IK.

Hubungan SMK3 dengan CSMS

Contractor Safety Management System (CSMS) adalah sistem yang dirancang untuk memastikan bahwa kontraktor yang akan bermitra dengan suatu Perusahaan Pengguna Jasa Kontraktor (selanjutnya dalam tulisan ini kita singkat sebagai USER), telah mengadopsi suatu Sistem Manajemen K3, memenuhi persyaratan K3 yang berlaku di perusahaan tersebut dan mampu menerapkannya dalam aktifitas pekerjaan sesuai kontrak yang disepakati.

Jadi intinya CSMS adalah Suatu Sistem pengelolaan aspek K3 yang harus diterapkan oleh Kontraktor sesuai persyaratan yang diminta oleh User.

PP No. 50 tahun 2012, mengatur tentang penerapan SMK3 di semua perusahaan-perusahaan, dengan kriteria tertentu. Di PP 50 tersebut diatur segala sesuatunya. Tujuannya untuk menciptakan budaya kerja yang sehat dan aman di semua jenis pekerjaan.

CSMS adalah SMK3 yang dibuat, dipersyaratkan bagi perusahaan-perusahaan kontraktor. CSMS adalah salah satu bentuk atau tafsir dari penerapan SMK3 yang dikhususkan untuk diterapkan oleh perusahaan-perusahaan kontraktor sesuai yang di minta oleh perusahaan inangnya/pemberi proyeknya/User.

TUJUAN

 Mendapatkan list kontraktor yang memenuhi persyaratan K3 (vendor master data)

 Memastikan kontraktor dapat menerapkan K3 selama kontrak berlangsung.

 Bersinergi dengan kontraktor untuk meningkatkan kinerja K3, sesuai dengan semangat (sebagai contoh sesuai Tata Nilai di PT. PLN (Persero) UID Jawa Barat), yaitu ; I PROMISE (Integritas, Profesionalisme, Berkomitmen pada pelanggan, Sinergi, Keunggulan).

 Menjadi acuan user dan kontraktor dalam menerapkan SMK3.

RUANG LINGKUP

 Kontrak (barang/jasa) yang diselenggarakan oleh USER

 Pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor di lingkup pekerjaan yang diberikan USER.

 Untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan di luar kontrak, tidak termasuk kedalam Ruang Lingkup ini, namun tetap harus tercantum di dalam dokumen Identifikasi Bahaya Penanganan dan Pengendalian Risiko.

 Proses pengadaan/pembelian melalui proses pelelangan umum, pemilihan langsung atau penunjukan langsung dan juga kontrak kerja jangka pendek.

Penilaian Resiko

Tahapan penilaian resiko bertujuan untuk mengkaji seberapa besar dampak negatif yang mungkin terjadi dalam hal aspek K3. Dampak negatif aspek K3 tersebut meliputi dampak yang dapat menyebabkan kerugian terhadap manusia, aset/peralatan, lingkungan dan citra perusahaan. Kategori resiko K3 terhadap pekerjaan yang dikontrakan dibagi dalam 3 (tiga) tingkatan yaitu Resiko Tinggi (High Risk), Resiko Menengah (Medium Risk) dan Resiko Rendah (Low Risk).

Pra-Kualifikasi CSMS

Tahapan Pra-kualifikasi CSMS merupakan tahapan untuk menentukan kualifikasi Kontraktor dalam aspek kemampuan/menerapkan Sistem Manajemen K3. Berkualifikasi dalam mengelola resiko pekerjaan yang akan dikontrakkan.

Seleksi DPT

Tahapan Seleksi merupakan tahapan untuk memilih Kontraktor yang memenuhi syarat lulus SMK3 atau CSMS. Untuk melengkapi persyaratan-persyaratan teknis maupun administrasi lainnya, sehingga hasilnya bisa terdaftar kedalam Daftar Penyedia Terseleksi.

Pra-Pelaksanaan Pekerjaan

Pra-Pelaksanaan Pekerjaan dilakukan untuk memastikan kedua belah pihak dapat memahami aspek K3 terutama dalam hal langkah-langkah IBPPR. Seluruh potensi bahaya/resiko pekerjaan telah teridentifikasi dan ditentukan rencana mitigasinya.

Pelaksanaan Pekerjaan

Memastikan Pelaksanaan Pekerjaan dalam koridor HSE Plan yang telah disepakati. HSE Plan dapat diperbaharui sesuai dinamika pekerjaan. Dynamics Of HIRARC.

Evaluasi Akhir

Evaluasi Kinerja Kontraktor dalam hal penerapan aspek K3 adalah bagian dari Manajemen Penyedia Barang dan Jasa. Apakah baik, sedang atau kurang, dicatat dalam Vendor Master Data, sehingga menjadi penilaian untuk keikutsertaan dalam lelang atau kontrak selanjutnya. Pemberian penghargaan atau sanksi dapat diberlakukan sesuai ketentuan yang ada.

Feed Back (suatu catatan)

Secara umum, semangat bersinergi itu harus dilandasi oleh kemauan bersama untuk mencapai kesuksesan yang sama. Itulah yang disebut kerjasama, sinergi atau kolaborasi.

Tidak dikatakan suatu kerjasama yang sinergis jika kedua belah pihak tidak seirama, dan tidak satu semangat.

Pengawasan dari pihak USER harus merupakan pengawasan yang melekat. Memberikan arahan yang diperlukan jika ternyata terjadi ketidaksesuaian dengan SOP/IK, JSA dll. Koreksi (kalau memang ada) harus diberikan sebelum terlambat.

Bahkan hendaknya peningkatan mutu itu dapat di dimulai sejak sebelum pekerjaan itu dimulai, yaitu dengan memastikan prosedur SOP, IK, IBPPR, JSA, WP dan lain-lain disusun/diperiksa secara bersama-sama agar ada kesamaan nilai dan pandangan.

Perlu ada kesamaan cara pandang tentang SMK3 dan turunannya (IBPPR, IK/SOP, JSA, dan WP, yang kalau boleh kita sebut sebagai empat setangkai itu). Tidak boleh ada ketimpangan pemahaman / "inequality of understanding" tentang K3 yang terlalu dalam diantara User dengan pihak Kontraktor, yang akibatnya bisa membuat pelaksanaan K3 tidak sesuai dengan harapan.

Dan untuk tujuan itulah maksud diadakannya pra-kualifikasi SMK3 atau CSMS.

Pihak kontraktor harus memiliki pengetahuan dan kemampuan yang baik tentang penerapan SMK3 beserta dengan tool-tool didalamnya (dalam hal ini, empat setangkai itu), dan juga tentu dapat melaksanakan SPK dengan sebaik-baiknya.

Keberhasilan dalam hal menerapkan prinsip-prinsip SMK3 adalah bagian dari prestasi pekerjaan secara keseluruhan dari suatu SPK. Sikap abai dalam hal pelaksanaan SMK3 dapat merugikan bagi kedua belah pihak. Berpotensi dapat membuat cedera pada manusia, keruksakan lingkungan dan keruksakan fasilitas serta citra kedua pihak perusahaan. Yang akibatnya tentu berefek domino seperti terjadinya turnover, downtime, dan seterusnya. Terjadi gangguan terhadap waktu kerja, biaya dan lain-lain.

Semua harus diawali dari niat yang sama, semangat yang sama dan pandangan/pemahaman yang sama tentang K3, SMK3/CSMS dan SPK (CSMS mungkin bagian dari klausul dalam SPK).

Semua itu adalah proses kolaborasi/sinergi dari dua pihak yang terlibat, pihak User sebagai pemberi kerja dan pihak Kontraktor sebagai pelaksana kerja.

Di akhir proses, pelaksana dan pengawas hendaknya dapat membuat resume/ikhtisar dari semua proses pekerjaan yang telah dilaksanakan. Temuan-temuan jika ada, inovasi-inovasi jika ada dan lain-lain data yang perlu untuk dijadikan sebagai feed back, sebagai bahan evaluasi untuk perbaikan di masa yang akan datang. Sebagai fungsi dari Planning, Organizing, Actuating and Controlling.

Demikian tulisan sederhana ini dibuat, untuk semakin meningkatkan pemahaman kita tentang penerapan SMK3 di perusahaan Kontraktor (CSMS). Semoga "sabeas sabeunyeureun", bisa bermanfaat terutama untuk penulis sendiri sebagai proses pembelajaran dan untuk kita semua. aamiin.

#Salam Sinergi dan Kolaborasi. Maju Bersama membangun Negeri.
#ypidea 2020

Referensi :
1. Pelatihan / workshop CSMS di PT. PLN (Persero) UP3 Bandung 2018.

2. Pelatihan / workshop CSMS oleh Ibu Mela ex PLN Area Bandung 2020 (via zoom)
2. Tulisan-tulisan para ahli K3 di Internet yang tidak bisa saya sebutkan satu per satu. Misalnya Academia PLN, Solusi mengurangi downtime, dll.
3. Wabil khusus pengalaman pengisian CSMS di Kantor Distribusi (UIP) Jawa Barat dibawah asistensi bapak Junjun Junaedi 2020.
4. Wabil khusus tulisan serupa yang dikeluarkan oleh Pertamina.

5. dll.

Catatan kaki, istilah-istilah terkait tulisan diatas :

a.SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau Standar Operasional dan Prosedur. Prosedur Standar untuk Perusahaan.

b. RoP adalah ReOrder Point atau Rencana Operasional Proyek mengenai jenis dan jumlah permintaan material yang harus dipesan/disiapkan dan kapan waktu yang tepat untuk pemesanan material tersebut kepada purchasing dan purchasing kepada supliernya. RoP ini penting untuk meminimalisir kerugian dalam pembelian material. Menghindari sisa material yang tak terpakai di proyek dan menghindari keterlambatan pembelian material yang bisa mengganggu proses pekerjaan. RoP=leadtime demand+safety stock. Atau Material Requirements Planning = rencana kebutuhan material.

c. IBPPR adalah Identifikasi Bahaya Penilaian dan Pengendalian Resiko. IBPPR disusun oleh Spv. Teknik (Pengawas Teknis/Lapangan) atau Engineer Specialist, diperiksa oleh Spv. P2K3 dan disetujui oleh Manager Perusahaan.

d. RPP adalah Realisasi Pelaksanaan Pekerjaan

e. HIRADC adalah Hazard Identifications, Risk Assessment and Determining Control

f. HIRARC adalah Hazard Identifications, Risk Assessment and Risk Control

g. SMK3 adalah singkatan dari Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja

h. CSMS adalah Contractor Safety Management System

i. HSE adalah Health, Safety and Environment

j. P2K3 adalah Panitia Pembina Kesehatan dan Keselamatan Kerja

k. K3 adalah Kesehatan dan Keselamatan Kerja

l. IBPPR kadang cukup disingkat dengan IBPR (Identifikasi Bahaya dan Penilaian Resiko)

m. HIRARC terkadang diganti dengan HIRADC

n. K3 adalah sinonim dari HSE

o. JSA / Job Safety Analysis adalah analisa serta mencatat urutan kerja, kemudian diidentifikasi potensi bahayanya dan dilengkapi dengan mitigasi cara untuk mengurangi atau menghilangkan dan mengendalikan bahaya tersebut (prosedur kerja aman).

p. Safe Working Permit adalah ijin kerja tertulis dari pejabat K3 yang berwenang kepada pemohon/pelaksana kerja. Safe Working Permit biasa disingkat dengan WP (Working Permit). WP bisa diberikan apabila pihak pemohon telah memiliki JSA yang memenuhi standar keamanan, Daftar personil (pengawas dan pelaksana), SOP/IK yang masih berlaku, Daftar Alat Kerja yang memenuhi syarat keselamatan, dan APD yang memenuhi standar keselamatan.

q. IK adalah singkatan dari Instruksi Kerja. IK adalah bentuk lain dari SOP. Jika SOP bisa dibuat oleh tim pelaksana maka kalau IK hanya dibuat oleh pihak pemberi tugas kerja.

r. OHSAS 18001 adalah Occupational Health and Safety Assessment Series yang terbit tahun 2007.

s. ISO 45001 adalah International Organization for Standaritation yang mengatur tentang OH&S, (Occupational Health and Safety) terbit tahun 2018. Merupakan versi terbaru tentang SMK3 di tingkat internasional.

t. PP No.50 tahun 2012. Peraturan Pemerintah tentang Penerapan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

u. CSMS adalah SMK3 versi untuk Perusahaan Kontraktor. Bentuk dan isi CSMS setiap perusahaan adalah seragam sesuai persyaratan yang diminta dalam 60 kuis pertanyaan SMK3 (CSMS untuk tingkat pertama). Namun detailnya tentu tak sama karena identifikasi yang dibuat setiap perusahaan bisa berbeda, terkecuali ada penyeragaman oleh User tentang IBPPR, JSA dll.

Baca Juga (klik link) tulisan serupa sbb :
1. Contractor Safety Management System

2. Training CSMS

3. Mengenal Apa itu CSMS untuk Pemula

4. Daftar isian CSMS

5. Panduan Kerja SKTM Kabel 20 kV

Berikut beberapa contoh suatu eviden dari CSMS :

1. Evaluasi Simulasi Kebakaran dan Drill